Zvýšení efektivity firmy aneb Proč je „univerzální“ řešení zároveň tím ideálním?

Zvýšení efektivity firmy aneb Proč je „univerzální“ řešení zároveň tím ideálním?

Velký potenciál k zefektivnění fungování téměř každé společnosti skrývá oblast firemních procesů. Právě k jejich řízení, digitalizaci a automatizaci je dnes k dispozici široká škála softwarových nástrojů. Některé z nich jsou pevně spjaté se systémy jako DMS či ERP, jiné mají podobu samostatných aplikací, ať už spjatých s konkrétní platformou či platformě nezávislých, například K2 Five.



Začněme ale od začátku

Co jsou to vlastně procesy a proč přemýšlet nad jejich automatizací? Procesem nazýváme jakýkoli sled činností, jenž začíná a končí konkrétní akcí. Na začátku procesu, tedy na vstupu do procesu, může být například servisní požadavek či přijatá faktura. Výstupem je pak logicky vyřešený problém či zaplacená faktura. Pro mnoho společností jsou firemní procesy často jedinou cestou, jak dosáhnout efektivního řízení. Jedním z nejrozšířenějších firemních procesů je zpracování přijatých faktur a jejich evidence. Díky jeho digitalizaci a automatizaci za pomoci vhodných softwarových nástrojů lze účinně předcházet mimo jiné i sankcím za pozdní platby. U středně velké firmy, která obdrží 10 000 faktur ročně, se celkové úspory počítají v řádech statisíců korun…

Výhody řízení firemních procesů:
  • rychlost a přesnost
  • přehled a kontrola
  • standardizace a optimalizace
  • snížení chybovosti
  • automatizace a ochrana

Jak toho lze dosáhnout?

Řešení se skrývá za digitalizací, automatizací a optimalizací firemních procesů. Tzv. BPM (z anglického Business Process Management), tedy řízení firemních procesů, je disciplína, která se zabývá procesem v celé jeho šíři: od zdůvodnění jeho existence přes jeho jednotlivé fáze až ke zhodnocení konečného výstupu. Pomáhá identifikovat klíčové kroky, posoudit, jak jsou efektivní, zda mají dostatečnou přidanou hodnotu apod. Digitalizace procesů umožňuje data o procesech jako takových snadno sbírat, analyzovat a na základě získaných informací je následně optimalizovat. Automatizace procesů tak otevírá cestu k větší efektivitě, produktivitě a k dalšímu růstu. S pomocí kvalitního nástroje pro řízení procesů pak lze snadno schvalovat nákupní požadavky, přijaté faktury, zpracovávat objednávky či informovat o změnách v řízené dokumentaci.

Kde začít?

Na začátku implementace jakéhokoli systému pro řízení, digitalizaci či automatizaci procesů vhodné identifikovat či určit vlastníky procesů. Těmi bývají zpravidla vedoucí pracovníci organizačních jednotek či osoby, které mají o procesu nejvíce informací. Dokáží identifikovat relevantní vstupy a výstupy – musí zkrátka vědět, kam se například přijatá faktura předává, kdo ji má schválit a podepsat, kolik je na zpracování času, kam se má následně uložit, případně co dělat, když v některém z těchto kroků nastane problém.

„Dalším užitečným krokem je analýza stávajících procesů. Ta pomůže odhalit potenciální slabá místa v procesech a zároveň poslouží jako základ pro implementaci řešení. Právě správným nastavením procesů lze nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor,“ vysvětluje Barbora Kolaříková, MCS Product Manager společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech.

Zásady úspěšné implementace:
  • Stát nohama na zemi
    Stanovte si reálné cíle s ohledem na složitost projektu, váš rozpočet i zaměstnance. Velké změny obvykle budí velký odpor.
  • Vybrat vhodný proces
    Zpravidla to bývá ten nejproblematičtější nebo ten, který přináší největší užitek. Je neefektivní automatizovat proces spouštěný jednou ročně.
  • Zvolit vhodné řešení
    Ověřte, že řešení splní požadavky na proces aktuálně vybraný i na případné další. Mělo by být také dostatečně flexibilní.
  • Využít know-how stávajících zaměstnanců
    Identifikujte či ustanovte vlastníka procesu. Bude partnerem dodavatele při analýze a optimalizaci procesu i při následné implementaci řešení.

„Stěžejním rozhodnutím by měl být výběr vhodného dodavatele. Ti kvalitní objektivně zanalyzují procesy, vyhodnotí všechny vaše požadavky a doporučí vhodné řešení s ohledem na jeho budoucí rozvoj. Zkušený dodavatel je schopen předložit vám případové studie o provedených realizacích či pro vás zařídit referenční návštěvu v organizaci, kde bylo podobné řešení úspěšně nasazeno,“ radí B. Kolaříková.

Zpět k softwarovým řešením

Velkou předností nástrojů pro BPM je jejich komplexnost. Kromě modelace workflow umožňují vytvářet formuláře či reporty, či zabezpečovat integraci s jinými systémy (například po schválení faktury v DMS jsou patřičné údaje přeneseny do účetního systému, kde proběhne vlastní zaúčtování). Zpravidla obsahují snadno přizpůsobitelné konektory na nejpoužívanější firemní aplikace i možnost vytvořit si konektor vlastní.

Když je „univerzální“ řešení zároveň tím ideálním

Výhodou platformě nezávislých řešení je právě jejich univerzálnost a nezávislost na dalších systémech. Rozhodnete-li se vyměnit kterýkoli ze systémů používaných v organizaci za jiný, pouze změníte napojení. Tyto aplikace jsou navíc vybaveny komplexními reportingovými nástroji, které pomáhají procesy měřit, vyhodnocovat a hledat v nich úzká místa. Uživatelské prostředí takových systémů mnohdy dokonce nevyžaduje ani znalost programování či skriptování. Například designer procesů či formulářů aplikace K2 Five je plně grafický a uživateli umožní modelovat procesy i formuláře velmi intuitivně. Sám jej navíc pomocí funkce Smart Assist instruuje, aby nic důležitého neopomněl. Výhodou těchto aplikací je samozřejmě jejich flexibilita. Změní-li se proces, je možné pružně provést potřebné úpravy.

I s ideálním řešením by vám měl někdo pomoci

Součástí dodávky systému bývá i školení, jak aplikaci obsluhovat nejen z pozice administrátora, ale i designéra procesů. „Přesto bych doporučovala kritické firemní procesy modelovat zkušeným konzultantem nebo s ním při jejich vytváření úzce spolupracovat,“ uzavírá B. Kolaříková.

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

*