Možnosti digitalizace dokumentů dokáží stále překvapovat

Možnosti digitalizace dokumentů dokáží stále překvapovat

Boom služeb spojených s digitalizací dokumentů nekončí a nové technologie pomáhají firmám čím dál tím víc. Využívání elektronických dokumentů v rámci firemních procesů přináší již mnohokrát popsané výhody jako zrychlení práce, snížení nákladů či zvýšení bezpečnosti. Doba papíru však ještě zdaleka nekončí, a proto je třeba hledat také chytré nástroje pro práci s fyzickými dokumenty a pro jejich efektivní převod do virtuálního světa.



Nové technologie pro správu digitalizovaných dokumentů se proto zaměřily především na porovnávání obsahu elektronických verzí dokumentů s fyzickými originály nebo automatizované třídění naskenovaných listin dle druhu či formy.

Ve smlouvě je přeci jasně psáno… nebo ne?

Kolikrát jste si byli jisti tím, že dokument obsahuje to či ono, a pak se ukázalo, že údaj někdo bez vašeho vědomí změnil nebo vymazal? V době, kdy se forma dokumentů často mění z fyzické do elektronické a zase zpět, nastává tato situace poměrně často. A to ať již z důvodu administrativní chyby v rámci neustálého přepisování nebo i úmyslné změny, o které autor skrytě doufá, že si jí druhá strana nevšimne. „Řešení nabízejí moderní systémy pro správu dokumentů. Ty umožňují automatizované porovnání obsahu dokumentů, například naskenované podepsané smlouvy s originálem uloženým v počítači. Konkrétně lze porovnávat originální PDF s PDF naskenovaným nebo naskenované PDF s DOC souborem,“ říká Michal Grepl, Portfolio manažer Konica Minolta CE.

Najít, otevřít, přečíst, posoudit, rozposlat… vše během několika vteřin

S pomocí dnešních systémů mohou firmy zpracovávat tištěné i digitální dokumenty z různých zdrojů a v mnoha podobách. Vstupem může být multifunkční zařízení, síťový skener, e-mail, FTP nebo například mobilní zařízení. Software si poradí s formáty Word, Excel či PDF, stejně jako s příslušnými formami, tedy textové formuláře, tabulky, obrázky a podobně. Ty nejpokročilejší systémy navíc dokážou pracovat i s textem, který se zdá být na první pohled již nečitelný. „Naše technologie pro třídění dokumentů využívá metody umělé inteligence, tzv. hlubokého učení. Pokud tedy někdy dojde k chybě v rozpoznání dokumentu, kterou konzultant v systému opraví, software si správný výsledek zapamatuje a příště se již bude podle toho řídit,“ vysvětluje M. Grepl.

V praxi to tedy znamená, že…

Do banky přijde například žadatel o hypotéku nebo pojištění vozu. Bankéři odevzdá všechny základní dokumenty, ten jen naskenuje a společně dále jednají o možnostech. V tu chvíli již systém rozpoznal přijaté dokumenty a zahájil proces vystavení smlouvy. Zkontroloval platnost a úplnost dokumentů a prověřil finanční historii žadatele či existenci podobných uzavřených smluv. Zároveň využil jednotlivé údaje z dokumentů pro přípravu návrhu nové smlouvy. Software od Konica Minolta je například schopný v reálném čase vyhodnotit jak možnosti samotného uzavření nové smlouvy, tak i připravit individuální návrh s využitím údajů ze získaných dokumentů. Bankéř tak má během pár minut k dispozici předvyplněný návrh smlouvy pro konkrétního klienta, se kterým právě hovoří.

Výhody pro každý obor

Moderní technologie pro digitalizaci a správu dokumentů jsou vhodné nejen pro segment financí, ale také pro zdravotnictví, vzdělávání či státní správu. „Mnoho zájemců máme rovněž z řad právních kanceláří nebo přepravních společností. Mezi nejčastější požadavky patří zejména zpracování smluv, daňových formulářů, faktur, objednávek nebo dodacích listů,“ uvádí M. Grepl. Tyto nástroje lze propojit se všemi standardními podnikovými systémy, jako ERP, CRM, BPM či BI. Umožňují ještě rychlejší a více automatizovaný start navazujícího obchodního nebo provozního procesu, a mají tak přímý vliv na celkové zrychlení práce a snížení nákladů. „Firmám pomohou zkrátit dobu zpracování dat na polovinu a snáze tak dodržovat smluvené termíny. Obecně snižují náklady spojené s administrativou a díky funkci hlubokého učení postupně klesají i náklady na údržbu samotného systému,“ upozorňuje M. Grepl.

A v kombinaci s mobilem…

Se systémy nové generace lze pracovat i s pomocí tabletů či chytrých telefonů. Aplikace pro mobilní skenování dokáže prostřednictvím standardního fotoaparátu výrazně usnadnit celý proces vstupní digitalizace. V praxi tak umožní zahájit zpracování elektronického dokumentu již ve chvíli jeho fyzického přijetí a vyfotografování během pracovní porady, služební cesty nebo přímo u zákazníka. Toto ocení například obchodní zástupci, terénní servisní technici nebo všichni, kteří uvítají možnost odesílat účtenky, objednávky, formuláře, hlášení či jiné dokumenty odkudkoli k okamžitému zpracování.

Zanechte komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

*